Assistent/in für Darmstadt ab sofort für administrative Aufgaben

Wir suchen für unseren erfolgreichen Kunden aus der Pharmabranche in Darmstadt für den Bereich Sekretariat in Vollzeit möglichst ab sofort Unterstützung.

Aufgaben:
• Selbständiges Sicherstellen aller administrativen und organisatorischen Abläufe im Projektsekretariat
• Zentrale Anlaufstelle für Mitglieder des Projektteams, mit den dazugehörigen Aufgaben wie Terminkoordination für den Projektleiter ◦ und das Projektteam
• Reiseplanung, -koordination und Reisekostenabrechnung;
• Erstellen von Korrespondenz (nach Vorlage / Stichworten / Diktat in englischer und
• deutscher Sprache);
• Prüfen des Emaileingang des Vorgesetzten und selbständige Beantwortung entsprechender Mails
• Vor- und Nachbereiten von Besprechungen / Dienstreisen/ Workshops / Events (auch international außerhalb der Standorte) mit der entsprechenden Vorbereitung und Organisation von Besuchen in- und ausländischer Gäste (Hotel-, Besprechungszimmerreservierungen, Bewirtungen, Restaurantreservierungen, Taxiabholungen, Korrespondenz mit Gästen)
• Schreiben von Protokollen und Monitoring der gelisteten Aufgaben
• Erarbeiten / Vorbereiten des Kostenstellenbudgets und dessen monatliches Monitoring (selbständiges Beheben von eventuellen Fehlern zusammen mit dem zuständigen Controlling)
• Durchführen der sachlichen und Koordination der fachlichen Prüfung von Projektrechnungen und Abgleich mit existierenden Verträgen zum Projekt
• Pflegen und Überwachen der Projektdatenbanken
• Management der vereinbarten Teamaktivitäten
• Sicherstellen des Informationsflusses von und zu den Projektbeteiligten
• Technisches und kaufmännisches Verfolgen des Projektverlaufs
Bitte schicken sie ihren Lebenslauf an Tom Sander , auf unser Webportal www.randstad.de oder per Post. Für Rückfragen steht ihnen Tom Sander jederzeit gerne zur Verfügung. Es wäre toll, wenn sie mir meinen Fragebogen zum Thema Verhalten von Bewerbern in soziale Netzwerke ausfüllen könnten https://de.surveymonkey.com/s/W8TFFT6