Sachbearbeiter/-in Research bis 31.12.2013 in Darmstadt

Für ein international erfolgreiches Pharma Unternehmen in Darmstadt suchen wir möglichst ab sofort langfristig Unterstützung im Sekretariatsbereich / Office Support.

Beschreibung:
In dieser abwechslungsreichen Position erstellen Sie eine Projektagenda als Grundlage für die Kostenkontrolle von klinischen Prüfungen. Sie fertigen Budgetübersichten für die einzelnen Projekte an, kontrollieren Rechnungen für anfallende Studien- und Projektkosten, kontieren diese und bereiten die Anweisungen in SAP R/3 vor. Außerdem verfolgen und koordinieren Sie die Projektabläufe (klinische Studien) und führen die englischsprachige Korrespondenz mit internationalen Kunden zu projekt- bzw. studienbezogenen Fragestellungen. Darüber hinaus überwachen Sie das Abteilungsbudget, veranlassen Umbuchungen und bilden Rückstellungen für Studien in Absprache mit den Studienverantwortlichen. Sie kontrollieren die Listen der CROs als Grundlage zur Berechnung des Annual Discount und bereiten statistische Unterlagen in Form von Grafiken und Tabellen auf. In Absprache mit dem Abteilungsleiter erstellen und aktualisieren Sie die Ressourcenplannung der Abteilung und bestellen Hard- und Software, Büromöbel sowie Dienstleistungen via SAP R/3 und SRM. Sie bereiten Verträge mit externen Dienstleistern und Beratern vor, fordern Geheimhaltungsverträge für externe Berater an und überwachen deren Einhaltung sowie die Rückläufe. Des Weiteren unterstützen Sie die Mitarbeiter bei der Stundeneingabe in das SAP System und pflegen verschiedene Access- und Lotus Notes-Datenbanken (Teambase, Literatur der Abteilung, Adressdatei). Zu Ihren Aufgaben gehören auch das Versenden und Deklarieren von Studienunterlagen zu in- und ausländischen Kunden (gemäß den gesetzlichen Vorschriften), das Anfordern von Fachliteratur für klinische Prüfungen sowie das Erstellen von Meetingprotokollen. Nicht zuletzt analysieren und optimieren Sie die Arbeitsabläufe, erstellen Progr